Prompt Bibliothek (KI Dialog)

Mit der KI zu sprechen ist, als würdest du einem smarten Praktikanten in Rekordzeit erklären, was zu tun ist.

🛠️ 20 einfache Prompts zur Dokumentensuche im KI-Dialog mit dem Firmenwissen

1. Finde die spezifische Schritt-für-Schritt-Anleitung für Vertriebsmitarbeitende zur Nutzung von [Toolname].

2. Wo finde ich das Organigramm, das unsere aktuelle Team- und Abteilungsstruktur abbildet, inklusive der Ansprechpartner*innen der einzelnen Abteilungen?

3. Zeig mir die Projektpläne zum Kundenprojekt [Name]

4. Finde ein Dokument, das unsere Preisstrategie beschreibt und Beispiele für typische Rabattstrukturen oder Preislisten enthält.

5. Finde das Onboarding-Dokument für neue Vertriebsmitarbeitende, das alle relevanten Ansprechpartner*innen und Tools beschreibt.

6. Zeig mir das Protokoll des neuesten Meetings (nach dem 01.01.2025), in dem Datenschutz oder DSGVO besprochen wurde.

7. Finde die Vorlage für Kooperationsverträge, die in der internen [SharePoint]-Bibliothek gespeichert ist.

8. Finde die Angebote für Kugellager an den Kunden [Name]. Falls du mehrere findest, liste mir diese in einer Tabelle.

9. Zeig mir das Whitepaper zum Thema [Thema], das für das Event [Eventname] im Jahr 2024 erstellt wurde.

10. Finde die technische Dokumentation zu [Produkt oder Modul XY], die Aufbau, Funktionen und Schnittstellen beschreibt.

11. Zeig mir drei Präsentationen oder Trainingsunterlagen zum Thema [XY], die besonders häufig in Schulungen verwendet werden.

12. Finde die Qualitätsrichtlinien und Standards zur Produktqualität, die für 2025 gelten.

13. Zeig mir das Excel-Dashboard mit Verkaufszahlen aus Q1 und Q2 2024, das Diagramme und Berichte enthält.

14. Finde Dokumente, die den Kunden [Kunde XY] und das Produkt [Produktname] betreffen und im Zusammenhang mit einer aktuellen Bestellung stehen.

15. Zeig mir eine Übersicht von Projekten, die 2023 abgeschlossen wurden, und das Thema Nachhaltigkeit beinhalten, mit Laufzeit und Ergebnissen.

16. Finde die Ergebnisse der letzten Kundenumfrage, inklusive Analysen und Handlungsempfehlungen. [Hier einen Filter beim Erstellungszeitraum setzen]

17. Finde die Präsentation vom letzten Meeting mit dem Kunden [Kunde XY], inklusive Agenda und hervorgehobener Inhalte.

18. Zeig mir drei Word-Dokumente mit Wartungsverträgen oder Servicevereinbarungen, die sich mit Maschine [Name] beschäftigen.

19. Finde die Roadmap zur Produkterweiterung, die unsere geplanten Entwicklungen und Meilensteine beschreibt.

20. Zeig mir drei Präsentationen, die Nachhaltigkeit oder CO₂-Reduktion im Unternehmen thematisieren und fasse diese in jeweils 3 Sätzen zusammen.

📣 Marketing (mit Zugriff auf interne Inhalte, z. B. Kampagnen, Kunden-Use-Cases, Marktanalysen)

1. Finde in unseren Unterlagen drei überzeugende Nutzenargumente, die in bisherigen Kundenpräsentationen, Pitches oder Sales-Dokumenten für unser Produkt genannt wurden.

2. Welche konkreten Formulierungen haben wir in Marketingbroschüren für unser Produkt [Produktname] verwendet, insbesondere im Hinblick auf Kundennutzen und Alleinstellungsmerkmale?

3. Erstelle einen professionellen Social-Media-Post basierend auf der letzten Kundenpräsentation zum Thema [Thema]. Nutze dazu Inhalte aus Präsentationen und Highlight-Slides. type:pptx

4. Welche zentralen Textbausteine und Argumente aus internen Präsentationen eignen sich zur Erstellung einer Landingpage zum Thema [Thema]?

5. Gib mir eine strukturierte Zusammenfassung unserer Marketingkampagne [Name der Kampagne] – inklusive Zielgruppe, Kanälen, Erfolgskennzahlen und Learnings. type:pdf

6. Welche konkreten Formulierungen und Produktbeschreibungen werden regelmäßig in unseren offiziellen Produktdatenblättern verwendet? type:docx

7. Erstelle einen Vergleichstext zwischen uns und Wettbewerber [Name] basierend auf internen Vergleichsdokumenten, SWOT-Analysen oder Marktstudien.

8. Gib mir fünf prägnante Kundenzitate aus unseren erfolgreichsten Referenzprojekten, idealerweise mit Nennung der Branche oder des Kundenkontexts. author:Andreas

9. Welche Inhalte und Aussagen aus dem Vertriebsbereich – z. B. aus Präsentationen, Kundenmails oder Schulungsunterlagen – eignen sich gut für einen LinkedIn-Beitrag zum Thema [Thema]?

10. Welche Elemente aus unserer Firmenpräsentation eignen sich besonders gut als Einstieg in eine neue Kampagne – z. B. Kundenprobleme, Mission-Statements oder Highlights aus Use Cases? type:pptx

🧑‍💼 Human Resources (basierend auf HR-Richtlinien, Mitarbeiterhandbuch, Onboarding-Materialien)

1. Welche konkreten Regelungen und Rahmenbedingungen zum mobilen Arbeiten sind in unseren aktuellen HR-Richtlinien beschrieben, zum Beispiel zu Homeoffice-Tagen, Erreichbarkeit oder Ausstattung

2. Fasse die wichtigsten Inhalte des Onboarding-Plans für neue Mitarbeitende im Vertrieb zusammen, einschließlich geplanter Maßnahmen, Zeitrahmen und verantwortlicher Personen

3. Formuliere eine professionelle E-Mail zur Rückmeldung nach einem Gespräch, basierend auf den Formulierungsbeispielen aus unserem internen Leitfaden zur Feedbackkultur

4. Welche Benefits und freiwilligen Zusatzleistungen wie Gutscheine, Mobilitätsangebote oder Gesundheitsförderung sind laut aktuellem Mitarbeiterhandbuch beschrieben

5. Gib mir typische Formulierungen, die wir bisher in Arbeitszeugnissen verwendet haben, zum Beispiel zur Beschreibung von Teamverhalten, Arbeitsweise oder Verantwortungsbereichen

6. Wie lauten die offiziell definierten Kriterien für eine Beförderung bei uns, insbesondere bezogen auf Leistung, Verhalten und Entwicklungsziele

7. Welche Informationen aus dem Intranet eignen sich als Grundlage für die Erstellung einer Stellenanzeige für die Position [Jobtitel], zum Beispiel Aufgaben, Anforderungen und Unternehmensbeschreibung

8. Welche internen Weiterbildungsangebote stehen Mitarbeitenden laut aktueller Dokumentation zur Verfügung, zum Beispiel in den Bereichen Soft Skills, Führung oder Fachwissen

9. Welche Rückmeldungen zur Qualität des Onboardings wurden in früheren Mitarbeiterumfragen gegeben, insbesondere im Hinblick auf Struktur, Informationsfluss und Integration ins Team

10. Welche Themen, Fragen oder Gesprächsleitlinien sollte ich laut unserer internen Vorlage in einem Exit-Gespräch mit einer ausscheidenden Person ansprechen

🛠️ Ingenieur / Konstrukteur / Zeichner (mit Zugriff auf technische Dokus, Projektdaten, CAD-Beschreibungen, Normen)

1. Finde in unseren früheren Projektunterlagen ein konkretes Beispiel dafür, wie eine technische Dokumentation strukturiert und aufgebaut wurde, inklusive Gliederung und typischer Inhalte

2. Wie wurde im Projekt [XY] die Auswahl des verwendeten Materials begründet und welche Kriterien wie Gewicht, Kosten oder Belastbarkeit wurden dabei berücksichtigt

3. Welche internen Konstruktionsrichtlinien gelten für das Produkt oder Modul [Produkt/Modul] und welche spezifischen Vorgaben betreffen Design, Toleranzen oder Montagevorgaben

4. Gib mir eine verständliche Zusammenfassung der relevanten Sicherheitsanforderungen, die im Rahmen der letzten TÜV-Prüfung dokumentiert wurden

5. Welche technischen Probleme, Risiken oder Herausforderungen wurden in früheren Projekten im Zusammenhang mit der Technologie [Technologie XY] beschrieben und wie wurden sie gelöst

6. Erstelle auf Basis der vorliegenden CAD-Beschreibungen eine kompakte technische Produktbeschreibung, die zentrale Merkmale, Funktionen und Einsatzbereiche abbildet

7. Was berichten unsere internen Fehler- oder Qualitätsberichte über wiederkehrende Probleme bei der Baugruppe [Baugruppe XY], insbesondere im Hinblick auf Ausfälle oder Abweichungen

8. Welche technischen Normen, Sicherheitsvorschriften und branchenspezifischen Richtlinien mussten laut Projektdokumentation im Projekt [Projekt XY] berücksichtigt werden

9. Wie wurde die Funktionsweise der Komponente [Komponente] im Projekt [Projekt XY] dokumentiert, zum Beispiel im Hinblick auf ihre Aufgabe im Gesamtsystem

10. Erstelle eine praxisnahe Checkliste für die technische Abnahme, basierend auf den Erfahrungswerten und Dokumentationen aus unseren letzten drei Projekten

🤝 Vertrieb (mit Zugriff auf CRM-Daten, Gesprächsnotizen, Angebotsvorlagen, Projektdokumentation)

1. Zeige mir die vollständigen Gesprächsnotizen zu dem Meeting mit Kunde [Kunde XY] am [Datum], einschließlich besprochener Themen, offener Punkte und geplanter nächster Schritte

2. Welche konkreten Herausforderungen hat Kunde [Kunde XY] während der ersten Projektphase genannt, zum Beispiel in Meetings, E-Mails oder Statusberichten

3. Gib mir eine strukturierte Übersicht über bisherigen Angebote und erbrachten Leistungen für Kunde [Kunde XY], in Form einer Tabelle

4. Fasse die wichtigsten Aussagen, Produktvorteile und Kundenreaktionen aus der Präsentation [Name des Dokuments] für Unternehmen aus der Branche [Branche] zusammen

5. Welche vertrieblichen Argumente, Nutzenversprechen oder Erfolgsgeschichten verwenden wir bei Terminen mit Kunden, die besonders an [Vorteil XY] interessiert sind

6. Welche aktuellen Anforderungen, Interessen oder offenen Bedarfe sind im CRM-Eintrag von Kunde [Kunde XY] vermerkt, idealerweise mit Zeitstempel und Priorität

7. Welche internen Hinweise aus Vertriebsunterlagen oder Projektberichten deuten auf mögliche Cross-Selling-Chancen bei Kunde [Kunde XY] hin

8. Formuliere eine professionelle Follow-up-Nachricht nach einem Kundenmeeting, inklusive kurzer Zusammenfassung und Verlinkung auf relevante Dokumente oder Angebote [Nachricht des Kunden einfügen]

📁 Projektmanagement

1. Welche Projektmeilensteine wurden für Projekt [Name] in der initialen Planung definiert und wie ist der aktuelle Umsetzungsstand

2. Welche Lessons Learned wurden in früheren Projekten dokumentiert, die für die aktuelle Projektphase relevant sein könnten

3. Welche Risiken wurden im Risikoregister von Projekt [Name] aufgeführt und wie wurden diese bewertet

4. Welche To-dos und Verantwortlichkeiten wurden im letzten Projektmeeting für Projekt [Name] festgehalten

5. Welche Budgetabweichungen wurden in den letzten Projektreports zu Projekt [Name] dokumentiert und wie wurden sie begründet

6. Welche Abhängigkeiten zu anderen Projekten wurden in der Planung von Projekt [Name] berücksichtigt

7. Welche Projektrollen und Zuständigkeiten sind im Projektstrukturplan von Projekt [Name] beschrieben

8. Welche Stakeholder wurden in der Stakeholderanalyse von Projekt [Name] identifiziert und wie wurden sie priorisiert

9. Welche Änderungen am Scope wurden im Laufe von Projekt [Name] vorgenommen und wie wurden sie intern begründet

10. Welche Best Practices zur Projektkommunikation wurden in bisherigen Großprojekten festgehalten

🤝 Kundenservice/Support

1. Welche häufig gestellten Fragen wurden in den letzten drei Monaten im Kundenservice zu Produkt [XY] registriert

2. Welche Formulierungen verwenden wir in E-Mails für die Erstreaktion auf technische Supportanfragen

3. Welche Lösungswege wurden intern dokumentiert für den Fehlerfall [z. B. Login nicht möglich]

4. Welche Rückmeldungen aus Kundenservicegesprächen wurden im letzten Quartal als besonders kritisch eingestuft

5. Welche Dokumentation hilft Kund:innen beim Selbstlösen von Problem [XY]

6. Welche Eskalationsstufen sind im internen Supportprozess vorgesehen und wann werden sie ausgelöst

7. Welche positiven Rückmeldungen oder Lob wurden dem Supportteam im letzten Monat weitergeleitet

8. Welche Service-Level-Ziele gelten für Anfragen aus dem Bereich [z. B. Premiumkunden]

9. Welche Gesprächsleitfäden stehen dem Support für schwierige Fälle zur Verfügung

10. Welche internen Verbesserungsvorschläge aus dem Kundenservice wurden in letzter Zeit umgesetzt

🧪 Produktentwicklung / Produktmanagement

1. Welche Anforderungen aus dem Markt wurden in den letzten Feature-Requests zu Produkt [XY] festgehalten

2. Welche Rückmeldungen aus Vertrieb und Support flossen zuletzt in die Weiterentwicklung von Produkt [XY] ein

3. Welche Argumente nutzen wir intern, um eine Priorisierung im Backlog zu begründen

4. Welche Hypothesen und Zielgruppen wurden in der letzten Produktvalidierung getestet

5. Welche Roadmap-Einträge für das nächste Quartal wurden im letzten Review-Meeting beschlossen

6. Welche bestehenden Funktionen wurden in der Vergangenheit besonders häufig als verbesserungswürdig gemeldet

7. Welche Pain Points haben Nutzer:innen laut letzter Nutzerbefragung am Produkt [XY] genannt

8. Welche internen Benchmarks oder Ziele gelten für die Produktentwicklung im Jahr [Jahr]

9. Welche Konkurrenzprodukte wurden in der letzten Marktanalyse bewertet und wie wurde unser Produkt eingeordnet

10. Welche Go-to-Market-Strategien wurden in früheren Produkteinführungen dokumentiert

📊 Datenaufbereitung (mit Zugriff auf interne Reports, Dashboards, Analysen)

1. Welche Kennzahlen wurden in den Textabschnitten der letzten drei Monatsberichte als besonders relevant für die Entwicklung des Unternehmens beschrieben

2. Welche übergeordneten Vertriebstrends wurden in den narrativen Auswertungen zum ersten Quartal erwähnt, etwa im Hinblick auf Regionen, Produktgruppen oder Abschlusschancen

3. Welche Kundengruppen werden in beschreibenden CRM-Auswertungen als besonders abschlussstark dargestellt und wie werden sie hinsichtlich Branche, Unternehmensgröße oder Verhalten charakterisiert

4. Welche wesentlichen Aussagen zur Mitarbeiterzufriedenheit, Führungskultur und Verbesserungspotenzialen wurden in der letzten Mitarbeiterumfrage in den Berichten zusammengefasst

5. Gib mir einen zusammenfassenden Überblick über den Projektverlauf von Projekt [Projekt XY], basierend auf beschreibenden Projektstatusberichten und Fortschrittsdokumenten

6. Welche Datenquellen und beschreibenden Kennzahlen wurden in der letzten Managementpräsentation verwendet, um die erreichten Effizienzverbesserungen zu verdeutlichen

7. Welche Probleme, Auffälligkeiten oder Besonderheiten in der Produktion wurden laut Quality Report vom März in Textform dokumentiert und wie wurden diese bewertet oder kommentiert

8. Welche qualitativen Metriken oder Bewertungskriterien nutzen wir laut interner Dokumentation, um Kundenfeedback auszuwerten und Handlungsempfehlungen abzuleiten

9. Welche Kunden werden in Textform als besonders umsatzstark im letzten Jahr beschrieben und in welchem Zusammenhang werden sie beispielsweise in Präsentationen oder Berichten erwähnt

10. Gibt es in früheren Berichten ein konkretes Beispiel, in dem eine Datenbereinigung beschrieben wurde, inklusive Erläuterung des Ausgangszustands und der vorgenommenen Korrekturen

🎤 Webinare (mit Zugriff auf frühere Webinar-Skripte, Teilnehmerfeedback, Präsentationen)

1. Welche Inhalte haben wir in früheren Webinaren zum Thema [XY] verwendet, zum Beispiel Folien, Use Cases oder konkrete Kundenbeispiele

2. Welche inhaltlichen oder organisatorischen Fragen wurden in vergangenen Webinaren besonders häufig von Teilnehmenden gestellt

3. Fasse das Feedback der letzten zwei Webinare zusammen und identifiziere, was gut angekommen ist und wo laut Rückmeldungen Verbesserungspotenzial besteht

4. Gib mir eine aktuelle Agenda-Vorlage, wie sie bei uns intern regelmäßig für die Planung und Durchführung von Webinaren verwendet wird

5. Welche internen Präsentationen oder Unterlagen eignen sich als Grundlage für die inhaltliche Vorbereitung eines neuen Webinars zum Thema [XY]

6. Formuliere eine Erinnerung an Webinar-Teilnehmende, orientiert an der letzten Follow-up-Nachricht, die wir nach einem vergleichbaren Termin verschickt haben

7. Welche Best Practices und organisatorischen Empfehlungen zur Durchführung erfolgreicher Webinare sind in unseren internen Leitfäden oder Schulungsunterlagen festgehalten

8. Wie wurde in früheren Webinaren die Interaktion mit den Teilnehmenden gefördert, zum Beispiel durch Fragen, Umfragen oder Chatfunktionen

9. Welche Argumente oder Formulierungen aus früheren Webinaren wurden von den Teilnehmenden besonders positiv aufgenommen oder führten zu hoher Resonanz

10. Erstelle eine Einladung für ein bevorstehendes Webinar auf Basis von Inhalten aus früheren Kampagnen und unserem internen Marketing-Archiv