Best Practices sowie Phasen des Onboardings für amber
Ein großer Teil des Erfolgs einer neuen Softwareeinführung ist es, Erfolgserlebnisse sichtbar zu machen. Dies ist auch bei amber nicht anders. Daher geben wir dir hier ein paar Best Practices mit, um deinem Team mit der Unterstützung von amber zum Erfolg zu verhelfen.
1. Was ist der Vorteil einer internen Community oder von KI-Pionieren?
Fragen, die teilweise spezifisch für die Anwendungsfälle in deinem Unternehmen sind können von dir und anderen Kollegen beantwortet werden.
Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die bereits gestellten Fragen wieder aufzufinden, damit diese nicht nochmal gestellt werden müssen.
Mitarbeiter können sich in einem vertrauten Umfeld austauschen und müssen nicht direkt die "Hürde" nehmen, mit jemand Externen bzw. Unbekannten Kontakt aufzunehmen.
Best Practices und Positive Erfahrungen werden sichtbar und motivieren, auch andere Kollegen, die Software stärker in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.
➡️ Das führt dazu, dass euer Team mit amber noch erfolgreicher wird und auch das Projekt amber zum Erfolg wird und die entsprechende Nutzung erzielt.
2. Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren für amber?
Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass es einige Maßnahmen gibt, die signifikant zum Erfolg von amber beitragen. Deine Aufgabe als Projektleiter oder Multiplikator ist es, den normalen Nutzer in die Lage zu versetzen, amber optimal zu nutzen. Das sind unsere Learnings:
Mache amber im Arbeitsalltag sichtbar und integriere es in bestehende Systeme, um die Umstellung des Arbeitsalltages zu erleichtern. (s. unten: Phase 1 - technisches Set Up)
Aktive Beschäftigung der Nutzer mit der Lösung und entdecken von Anwendungsfällen (s. unten Phase 2 - Onboarding)
Sprich offen über amber und mache Erfolge sowie Learnings sichtbar. (s. unten Phase 3 - erste Erfahrungen)
3. Wie kann ich eine interne Community aufbauen?
In unseren Projekten haben wir zumeist folgende Personengruppen:
IT-Administratoren: Verantworten das technische Set Up sowie die Integration in bestehende Systeme
Projektleiter: Verantworten alle organisatorischen Aspekte, sind insbesondere am Anfang der erste Ansprechpartner für Rückfragen im Bezug auf amber
Multiplier: Führungskräfte und digital affine Personen, die als Meinungsbildner fungieren und das restliche Team ermutigen, das Meiste aus amber rauszuholen
KI-Pioniere: Kollegen, die amber im Arbeitsalltag extrem viel nutzen und so quasi alle Facetten der Software kennen und zu internen Experten mutieren
Normale Nutzer: Nutzer die die Software im Arbeitsalltag im durchschnittlichen Umfang einsetzen
Um die Community erfolgreich aufzubauen, ist es wichtig zu verstehen, welche Phasen es im Onboardingprozess gibt und welche Persona welche Rolle spielt:
Phasen während des Onboardings
Phase 1: Technisches Set Up
Nachdem wir zunächst in Abstimmung mit dem IT-Administrator amber technisch aufgesetzt haben und alle gewünschten Systeme in amber integriert sind, prüfen wir, wie wir amber in die bestehende IT-Landschaft integrieren können. Dazu zählen zum Beispiel eine Integration per Iframe in den SharePoint oder andere Intranets sowie die Aktivierung der TeamsApp.
Es schadet nicht, vor dem eigentlichen Onboarding den Nutzern die Software bereits anzukündigen und sie etwas "heiß" zu machen. So können Nutzer sich vorab schon mal einige Gedanken machen und sich in Anwendungsfälle einarbeiten.
💡Unsere Empfehlung: Vor dem Onboarding bewusst machen, in welchen IT-Systemen sich die Mitarbeiter meistens bewegen und amber dort platzieren, wo sie einen Großteil des Arbeitstages verbringen.
✅Checkliste
amber ist in die relevanten IT-Systeme integriert
Vorankündigung des Onboardings durch Projektleiter, ggf. mit Unterstützung durch Führungskräfte
Phase 2: Onboarding
In unserem Onboarding erklären wir unseren Nutzern bzw. den Multiplikatoren kurz die Funktionsweise von amber und ermöglichen es ihnen, amber einmal zu testen und Fragen zu stellen. Im Anschluss erhalten alle Mitarbeiter noch eine Onboardingmail mit den wichtigsten Informationen und weiteren Hinweisen. In dieser Phase ist es wichtig, dass die Mitarbeiter sich mit der Software bewusst auseinander setzen und die "Suchlogik" der Software verstehen. Dazu zählen insbesondere:
Dies wird natürlich einigen Leuten leichter fallen als anderen. Wichtig ist es, dass es Austauschmöglichkeiten gibt, in denen die Erfahrungen und Learnings sichtbar gemacht werden.
Außerdem hat es sich als förderlich erwiesen, in den ersten Wochen einen regelmäßigen Jour Fixe zwischen dem Projektleiter und dem Kundensupport von amber einzustellen, um eventuelle Rückfragen oder Kundenspezifische Probleme direkt beheben zu können.
💡Unsere Empfehlung: Nach dem Onboarding einen Teams-Channel für Fragen rund um amber zur Verfügung stellen. Außerdem in Jour Fixes in kleineren Teams die Kollegen von Ihren Erfolgsgeschichten berichten lassen, um bei zunächst skeptischen Nutzern weitere Interesse zu wecken. Dies ist insbesondere Aufgabe der Multiplikatoren.
✅Checkliste
Eröffnung Teamschannel und Einladen der Nutzer
Zusammenfassung des Onboardings sowie Bereitstellung der wichtigsten Informationen durch Projektleiter
Vereinbarung Jour Fixe zwischen dem Projektleiter und dem Kundensupport von amber
Nutzer in internen Jour Fixe über amber sprechen lassen (gefördert durch Multiplikatoren)
Phase 3: Erste Erfahrungen
Relativ schnell werden sich neben dem Projektmanager einige Powernutzer herauskristallisieren, die schnell ein tiefes Know-How über amber aufbauen werden. Das Know-How dieser Power User kann genutzt werden, um Fragen anderer Nutzer in dem Teams-Channel schnell und effizient zu beantworten.
💡Unsere Empfehlung: Nutzer ermutigen, in internen Channels über Herausforderungen und Erfolge zu sprechen, um diese auch für andere Nutzer sichtbar zu machen. Außerdem Aufbau von Expertise bei den Power Usern fördern.
✅Checkliste
Aufbau Expertise bei Power User
Ermutigung von Nutzern, Fragen in den Teams-Channel zu stellen, falls dies noch nicht genutzt ist
Phase 4: Etablierung im Arbeitsalltag
Was wir bei unseren bisherigen Kunden sehen ist, dass bei einer guten Integration in den Arbeitsalltag auch öfter im Alltag und Meetings über amber gesprochen wird. Dies trägt zur weiteren Festigung im Alltag bei und ist ein guter Indikator dafür, dass amber erfolgreich etabliert ist.
Sollte amber nicht von Anfang an komplett ausgerollt sein, kann es gut sein, dass auch andere Abteilungen auf amber aufmerksam werden und Interesse an einem Einsatz bekunden.
4. Wie stelle ich sicher, dass amber optimal für meine Anfragen funktioniert?
amber basiert auf einem RAG-System. Das bedeutet, dass zum Beispiel längere Listen oder Aufstellungen schrittweise ergänzt werden können. Falls dir Ergebnisse fehlen oder doppelt erscheinen, empfiehlt es sich, die Anfrage weiter zu präzisieren oder gezielte Nachfragen zu stellen, um somit die besten Resultate zu erhalten.
Falls du mehr über das RAG-System erfahren möchtest, findest du weitere Informationen hierzu in diesem Blog-Artikel.