📧 Outlook Add-In für Benutzer

Anmelden

Bei der ersten Verwendung werden Sie zur Authentifizierung aufgefordert:

  1. Klicken Sie im Add-in-Fenster auf „Mit Microsoft anmelden“.

  2. Es erscheint ein Popup-Fenster für die Microsoft-Anmeldung. Melden Sie sich mit Ihrem Unternehmenskonto an.

  3. Nach der Authentifizierung speichert das Add-in Ihre Sitzung für die zukünftige Verwendung.

Popup blockiert? Wenn Ihr Browser das Anmeldefenster blockiert, suchen Sie oben nach einer Benachrichtigungsleiste und klicken Sie auf „Zulassen“.

Zusammenfassen

Die Registerkarte „Mail“ extrahiert automatisch die wichtigsten Punkte der aktuell geöffneten E-Mail, sodass Sie lange Threads auf einen Blick verstehen können.

  1. Öffnen Sie eine E-Mail und rufen Sie das Add-in-Fenster auf.

  2. Die Registerkarte „Mail“ ist standardmäßig ausgewählt.

  3. Klicken Sie auf „Jetzt zusammenfassen“, um eine prägnante KI-Zusammenfassung zu erstellen.

  4. Die Zusammenfassung wird unterhalb des E-Mail-Betreffs angezeigt. Verwenden Sie „Mehr anzeigen“ / „Weniger anzeigen“, um sie ein- oder auszublenden.

  5. Klicken Sie auf das Symbol zum Neuladen (↺), um die Zusammenfassung jederzeit neu zu generieren.

Kontextoptionen (optional):

Umschalten

Funktionsbeschreibung

E-Mail-Inhalt einbeziehen

Verwendet den vollständigen E-Mail-Text als Kontext

Anhänge einbeziehen

Verarbeitet angehängte Dokumente bei der Erstellung der Zusammenfassung

Hinweis: Zusammenfassungen werden nicht gespeichert – sie werden bei Bedarf jedes Mal generiert, wenn Sie das Add-in für eine bestimmte E-Mail öffnen.

Editor – Mehrere Entwurfsvarianten

Über die Schaltfläche „Editor öffnen“ können Sie mehrere von der KI verfasste Antwortentwürfe erstellen, diese nebeneinander vergleichen, Ihren Favoriten auswählen und direkt in Ihre E-Mail einfügen.

  1. Öffnen Sie ein Fenster für „Antworten“, „Weiterleiten“ oder „Neue E-Mail“.

  2. Starten Sie das Add-in und wechseln Sie zur Registerkarte „Mail“.

  3. Klicken Sie in der Verfasser-Karte auf „Editor öffnen“.

  4. Geben Sie eine Anweisung ein, die die gewünschte Antwort beschreibt (z. B. „Lehnen Sie das Treffen höflich ab und schlagen Sie stattdessen den kommenden Donnerstag vor“).

  5. Klicken Sie auf „Senden“ – der Editor erstellt gleichzeitig mehrere Entwurfsvarianten.

  6. Durchsuchen Sie die Varianten mithilfe der Navigationspfeile oder Registerkarten.

  7. Klicken Sie bei der gewünschten Variante auf „An Outlook übertragen“ – sie wird automatisch in Ihr Schreibfenster eingefügt.

Tipps:

  • Verwenden Sie die Tonfallauswahl (formell / neutral / locker), um den Stil an Ihren Kommunikationsstil anzupassen.

  • Klicken Sie auf „Neu generieren“, um einen neuen Satz von Varianten zu erhalten, ohne Ihre Vorgaben zu ändern.

  • Der Editor merkt sich den Kontext der ursprünglichen E-Mail und den Text, den Sie vor dem Öffnen markiert hatten.

Chat

Die Registerkarte „Chat“ ist ein eigenständiger KI-Assistent, der direkt in Outlook integriert ist – er ist nicht mit der aktuell geöffneten E-Mail verbunden. Nutzen Sie ihn, um schnell Fragen zu stellen, Texte zu entwerfen oder schnelle Antworten zu erhalten, ohne Outlook zu verlassen.

  1. Wählen Sie die Registerkarte „Chat“ im Add-in-Fenster aus.

  2. Geben Sie Ihre Frage oder Anweisung in das Eingabefeld unten ein und drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf „Senden“.

  3. Der Assistent antwortet im Chat-Thread oben.

Beispielanfragen:

  • „Fasse die wichtigsten Punkte dieses Textes zusammen.“

  • „Übersetze den folgenden Absatz ins Englische.“

  • „Verfasse eine kurze, professionelle Einleitung für eine Einladung zu einem Meeting.“

  • „Was ist der Unterschied zwischen CC und BCC in E-Mails?“

Funktionen:

  • Funktioniert unabhängig von geöffneten E-Mails – es wird automatisch kein E-Mail-Kontext verwendet.

  • Klicken Sie auf das Symbol zum Neuladen, um eine neue Konversation zu starten.

Suche

Über die Registerkarte „Suche“ haben Sie direkten Zugriff auf die Amber Enterprise Search, ohne Outlook zu verlassen – dies steht in keinem Zusammenhang mit der aktuell geöffneten E-Mail. Nutzen Sie diese Funktion, um Dokumente, Dateien oder Knowledge-Base-Artikel aus allen Ihren verbundenen Datenquellen schnell zu finden.

  1. Wählen Sie die Registerkarte „Suche“ im Add-in-Fenster aus.

  2. Geben Sie Ihre Suchanfrage in die Suchleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste.

  3. Die Ergebnisse werden in einer scrollbaren Liste darunter angezeigt.

  4. Klicken Sie auf ein beliebiges Ergebnis, um eine Vorschau zu öffnen, oder folgen Sie dem Link zum Quelldokument.

Funktionen:

  • Durchsucht alle verbundenen Datenquellen, die in Ihrer Amber-Instanz konfiguriert sind (SharePoint, Teams, Confluence usw.).

  • Verwenden Sie die Filterchips, um die Ergebnisse nach Datenquelle oder Dateityp einzugrenzen.

  • Funktioniert unabhängig von geöffneten E-Mails – es werden keine E-Mail-Inhalte als Kontext verwendet.

Fehlerbehebung

Symptom

Mögliche Ursache

Lösung

Die Add-In-Schaltfläche wird nicht angezeigt

Bereitstellung noch nicht übernommen

Warten Sie bis zu 24 Stunden; überprüfen Sie den Bereitstellungsstatus im Admin-Bereich

Anmelde-Popup wird blockiert

Popup-Blocker des Browsers

Erlauben Sie Popups von Ihrer Amber-Domain

Meldung „Keine E-Mail ausgewählt“

Add-in wurde geöffnet, ohne dass eine E-Mail ausgewählt war

Klicken Sie zuerst auf eine E-Mail und öffnen Sie dann das Add-in

Zusammenfassung kann nicht erstellt werden

Netzwerkproblem oder Sitzung abgelaufen

Aktualisieren Sie das Add-in-Fenster; führen Sie bei Aufforderung eine erneute Authentifizierung durch

Das Einfügen in den Entwurf funktioniert nicht

Das Fenster „Verfassen“ wurde geschlossen

Lassen Sie das Fenster „Verfassen“ geöffnet, während Sie den Editor verwenden

Das Add-in zeigt endlos einen Ladekreis an

Amber-Server nicht erreichbar

Überprüfen Sie die VPN-Verbindung; wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator