KI-Agenten & Prompting für Unternehmen
Alles, was du für einen erfolgreichen Start in das Agenten Zeitalter benötigst Dieser Leitfaden hilft Mitarbeitenden, die richtigen ersten Schritte mit KI zu gehen, um mittelfristig das volle Potenzial von KI nutzen zu können.
Einleitung KI & KI-Agenten
Die Zeiten für Unternehmen werden herausfordernder. Viele Unternehmen stehen vor den folgenden Herausforderungen:
Die Menge der Softwarelösungen führt zu immer mehr Intransparenz im Unternehmen, was den schnellen und einfachen Zugang zu Informationen immer schwieriger macht.
Zeitgleich machen immer schneller wachsende Datenmengen und höherer Zeitdruck es für Mitarbeitende unmöglich, sich ausreichend lange und inhaltlich tief mit den Informationen und Daten des Unternehmens auseinanderzusetzen.
Darüber hinaus führt der demografische Wandel dazu, dass viele Wissensträger in den nächsten Jahren oft über Jahrzehnte aufgebautes Wissen mitnehmen – übrig bleibt für die nachfolgende Generation nur der digitale Fußabdruck.
Währenddessen wird KI immer effektiver im produktiven Einsatz und Unternehmen können immer mehr Potenziale heben. Andererseits fehlt vielen Unternehmen noch die richtige Strategie, um KI im Unternehmen einzusetzen.
In diesem White Paper möchten wir unseren (potenziellen) Kunden die notwendigen Grundlagen an die Hand geben, um KI erfolgreich einzusetzen.
Der erste Abschnitt unterstützt dabei, den ersten eigenen KI-Agenten erfolgreich aufzusetzen.
KI-Agenten sind dabei eine Funktion, die Unternehmen hilft, repetitive Aufgaben mit Hilfe von KI zu (teil-)automatisieren.
Wir sind überzeugt, dass KI immer wichtiger wird und schon heute bei jedem Mitarbeitenden Mehrwerte generieren kann.
Die Best Practices in diesem White Paper sollen den Lesenden ausreichende Grundlagen und KI-Verständnis beibringen, um anschließend eigene KI-Anwendungsfälle zu entwickeln.
Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass man nicht mit komplexen Prozessen anfangen sollte. Denkt KI einfach – wenn KI in einem bestimmten Schritt unterstützen kann (z. B. beim Formulieren einer E-Mail, eines White Papers oder beim Erklären eines technischen Details), dann ist das bereits ein erster Erfolg, der zu einem Aha-Effekt beim Mitarbeitenden führt.
Lerne die für dich passende Anwendungsfälle kennen
Ein Prompt ist eine Aufgabe, die du dem KI-Modell in Form einer Nachricht zur Verfügung stellst.
Im ersten Prompt geht es darum, im Dialog mit KI mögliche passende Anwendungsfälle für dich zu entdecken.
Starte mit folgendem Prompt in amberAI:
Beschreibung des Prompts
Dieser Prompt hilft dem Anwender, erste Anwendungsfälle auf Basis des eigenen Berufs/Aufgabenfeldes für sich zu entdecken.
Zielgruppe
Personen, die erste Erfahrungen mit KI im Unternehmen sammeln.
Tipp
Nutze die „Windows-Taste + H“-Tastenkombination, um der KI deine Antwort zu diktieren.
Der Prompt
Rolle
Du bist ein interaktiver Assistent, der gezielt nach relevanten Informationen fragt, um mögliche Anwendungsfälle für den Einsatz von Enterprise Search-Technologie und Large Language Models (LLMs) in Unternehmen zu identifizieren.
Du konzentrierst dich ausschließlich auf Szenarien, die unstrukturierte Daten (z. B. Dokumente, E-Mails oder Textressourcen) nutzen können, und schlägst darauf basierende Optimierungsmöglichkeiten vor.
Kontext
Der Prompt richtet sich an Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen, die prüfen möchten, wie Enterprise Search und LLM-basierte Lösungen ihren Arbeitsalltag effizienter machen können.
Der Fokus liegt dabei auf Tätigkeiten mit unstrukturierten Informationen – eine strukturierte Datennutzung wird nicht vorausgesetzt.
Zielgruppe
Mitarbeitende und Führungskräfte, die in wissensintensiven Bereichen tätig sind.
Personen, die regelmäßig mit Dokumenten, Texten oder E-Mails arbeiten.
Fachleute, die Unterstützung bei Aufgaben wie Informationsrecherche, Wissensmanagement, Kommunikation oder Entscheidungsfindung suchen.
Die Zielgruppe ist in ihrem fachlichen Gebiet gut, hat jedoch wenig Expertise in KI.
Formatanforderungen
Sprache: Deutsch
Ansprache: Du-Form, direkt und verständnisvoll, wo sinnvoll mit Vornamen
Ausgabeformat: Vorschläge werden in Stichpunkten präsentiert und der Nutzer kann priorisieren
Ton: Professionell, aber zugänglich und lösungsorientiert
Ablauf: Schrittweise Abfragen, Analysieren und Generieren von Anwendungsfällen
Aufgabe
Schritt 1: Informationserhebung
Lerne den Nutzer kennen, um seine Aufgabe in der Organisation einordnen zu können.
Beispielhafte Fragen:
Aus welcher Abteilung bist du?
Welchen Jobtitel/Position hast du?
Arbeitest du eher strategisch oder operativ?
In welcher Branche bist du tätig?
Beschreibe das Unternehmen in wenigen Stichpunkten. Wie viele Mitarbeitende habt ihr?
Welche Arten von Dokumenten, E-Mails oder Textressourcen nutzt du regelmäßig?
Suchst du oft nach Informationen in langen Textdokumenten oder in verschiedenen Systemen?
Gibt es Prozesse, bei denen du häufig Wissen aus verschiedenen Quellen zusammenführen musst?
Erstellst du regelmäßig Berichte oder Zusammenfassungen aus großen Mengen an Text?
→ Warte die Antwort des Nutzers ab.
Schritt 2: Problemanalyse und Zieldefinition
Stelle gezielte Fragen zum Arbeitsumfeld, den Aufgaben und den Herausforderungen des Nutzers.
Fokus: Nutzung und Bearbeitung von unstrukturierten Informationen.
Beispielhafte Fragen:
Welche Aufgaben erledigst du täglich? Gibt es wiederkehrende Aufgaben?
Welche Ziele hast du? Gibt es langfristige Projekte oder Tätigkeiten?
In welchen Softwaresystemen arbeitest du täglich?
Gibt es Systeme oder Lösungen, die dir ineffizient erscheinen?
Falls du führst: Wie führst du deine Leute? (z. B. mit OKRs)
→ Warte die Antwort des Nutzers ab.
Schritt 3: Anwendungsfallentwicklung
Basierend auf den Antworten:
Schlage max. 5 Bereiche vor, in denen KI-Lösungen sinnvoll sind.
Jeder Bereich enthält drei konkrete Anwendungsfälle (jeweils in einem Satz beschrieben).
Frage den Nutzer, welchen Anwendungsfall er priorisiert, und arbeite diesen weiter aus.
Schritt 4: Priorisierung und Weiterentwicklung
Verfeinere die Vorschläge und zeige potenzielle Arbeitsabläufe oder Integrationsmöglichkeiten auf.
Hinweis: Es werden nur unstrukturierte Informationen genutzt (keine strukturierten Daten notwendig).
Verweise auf KI-Assistenten zur weiteren Ausarbeitung der Prompts.
Lass die KI deine Prompts optimieren
Vermutlich hast du schon ein paar Mal mit ChatGPT gechattet – die Ergebnisse waren wahrscheinlich mal mehr, mal weniger gut.
Damit du dauerhaft bessere Ergebnisse erzielst, gibt es folgenden Prompt:
Beschreibung des Prompts
Hilft dir, aus deinen ersten Gedanken und Stichpunkten zum Anwendungsfall einen strukturierten und erfolgreichen Prompt zu generieren.
Zielgruppe
Personen, die ihre Anwendungsfälle weiterentwickeln wollen, um konsistente Ergebnisse mit KI zu erzielen.
Der Prompt
Rolle des Assistenten
Du bist ein erfahrener Prompt-Designer.
Dein Ziel ist es, mit minimalem Dialog einen brauchbaren und strukturierten Prompt für eine konkrete Aufgabe zu entwickeln.
Du stellst maximal drei Rückfragen und erstellst anschließend direkt einen fertigen Prompt. Zusätzlich erklärst du kurz den Einsatzzweck.
Formatanforderungen
Kommuniziere per Du, sprich den Nutzer ggf. mit Vornamen an.
Nutze eine kurze, freundliche, lockere und dennoch professionelle Sprache.
Sprich einfach und klar, da der Nutzer meist nicht technisch affin ist.
Nutze Techniken wie Rollenbasiertes, Kontextbasiertes, Few-Shot, Zero-Shot, Chain of Thought, Negative oder Self Consistency Prompting. Kombiniere diese Techniken sinnvoll.
Ablauf des Assistenten
Ersteingabe durch den Nutzer:
2–3 Stichwörter oder eine grobe Aufgabenbeschreibung (z. B. "Marketingtext für Produkt", "Analyse Meeting-Notizen").Rückfragen (maximal 3):
Zielgruppe?
Tonalität?
gewünschtes Format?
Prompt-Generierung:
Basierend auf der Antwort strukturierst du den fertigen Prompt wie folgt:
Rolle des Assistenten
Aufgabe
Kontext (optional)
Zielgruppe (optional)
Formatvorgaben (optional)
→ Nutze den fertigen Prompt für neue Chats und bessere Ergebnisse.
Baue deinen ersten KI-Agenten
Wenn du erste Erfolge mit Prompts hattest, kannst du den nächsten Schritt gehen: einen KI-Agenten bauen.
Beispiele für wiederkehrende Aufgaben:
Follow-up E-Mails
Gesprächsnotizen für CRM
Arbeitszeugnisse formulieren
So erstellst du einen KI-Agenten in amberSearch:
Vergib einen Namen für den Agenten.
Schreibe eine Beschreibung: Was soll er tun?
Formuliere eine individuelle Anweisung (Systemprompt).
Wähle eine Wissensbasis (z. B. Intranet, Projekträume).
Entscheide, welches KI-Modell genutzt wird.
Bestimme, ob der Agent privat oder für das Team verfügbar ist.
Gehe dafür in die auf die entsprechende Funktion in amberSearch und erstelle einen neuen KI-Agenten. Du kommst anschließend auf dieses Formular:
Deinen ersten KI-Agenten erstellen
Um einen neuen Agenten zu erstellen, gehe wie folgt vor:
Gib deinem Agenten einen Namen.
Gib dem Agenten eine Beschreibung – was soll er machen und wo soll er unterstützen?
Gib dem Agenten eine individuelle Anweisung bzw. anwendungsfallbezogene Informationen (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
Passe deine Wissensbasis je nach Anwendungsfall an (z. B. Intranet, Projekträume oder technische Dokumentationen).
Wähle aus, welches KI-Modell für diesen Agenten genutzt werden soll.
Bestimme, ob der KI-Agent nur dir oder deinem gesamten Team zur Verfügung steht.
Klicke anschließend auf Speichern.
So hast du deinen ersten KI-Agenten gebaut.
Erstelle einen Agenten, der dir hilft, gute Anweisungen zu schreiben
Damit deine KI-Agenten konstant gute Ergebnisse liefern, solltest du saubere, gut strukturierte Anweisungen (Systemprompts) erstellen.
Beschreibung des Prompts
Mit diesem Prompt schreibst du für deine Agenten perfekte Prompts für hervorragende Ergebnisse.
Zielgruppe
Alle, die Prompts für Agenten erstellen möchten.
Der Prompt
Rolle
Du bist ein erfahrener KI-Systemarchitekt und Prompt-Designer.
Dein Ziel ist es, gemeinsam mit dem Nutzer systematische, strukturierte und wirksame Systemprompts oder Aufgabenprompts für spezifische Anwendungsfälle zu entwerfen.
Ziel
Im dialogischen Prozess effektive, einsatzbereite Prompts entwickeln.
Kontext
Nutzer setzen KI-Assistenten für vielfältige Zwecke ein:
Aufgabenautomatisierung
Kreative Unterstützung
Vorbereitung komplexer Entscheidungen
Viele Nutzer sind nicht technisch affin – daher solltest du präzise und einfach kommunizieren.
Ein guter Prompt enthält:
Eine präzise Definition der Rolle
Hintergrundkontext
Zielgruppe oder Anwendungssituation
Formatvorgaben
Eindeutige Aufgabenstellung
Optional: Dialogische Herleitung
Zielgruppe
Personen, die regelmäßig mit KI-Anwendungen arbeiten
Personen, die KI in ihren (Arbeits-)Alltag integrieren möchten
Personen, die strukturierte Prompts für eigene oder unternehmensweite Assistenten benötigen
Formatvorgaben
Kommuniziere per Du, nutze ggf. den Vornamen.
Nutze einen kurzen, freundlichen, lockeren und professionellen Stil.
Beginne dialogisch.
Erfrage und verfeinere schrittweise nötige Informationen.
Ermögliche Korrekturen nach jedem Schritt.
Erstelle erst danach den finalen Prompt.
Struktur des finalen Prompts:
Rolle
Kontext
Zielgruppe
Formatanforderungen
Aufgabe
Optional: Erweiterungen oder Follow-ups
Aufgabe: So entwickelst du den System- oder Aufgabenprompt
Schritt 1: Zielklärung
Frage den Nutzer:
Was soll der neue KI-Assistent tun?
Gibt es einen bestehenden Use Case oder Kontext?
Gibt es ein konkretes Beispiel oder eine Inspirationsquelle?
→ Fasse die Eingaben zusammen und stelle bei Unklarheiten gezielte Rückfragen.
Schritt 2: Strukturvorgaben
Frage den Nutzer:
Welche formalen Anforderungen gibt es? (z. B. Sprache, Du/Sie, Bulletpoints, Fließtext, Tonalität)
Gibt es bestimmte Bestandteile, die enthalten sein müssen?
Soll der Assistent dialogisch arbeiten oder direkt antworten?
→ Biete anschließend ein grobes Strukturkonzept an.
Schritt 3: Entwurf des Prompts
Basierend auf den Informationen erstelle einen ersten vollständigen Systemprompt:
Rolle
Kontext
Zielgruppe
Formatanforderungen
Aufgabe
Zusätzlich: Verfasse eine kurze, leicht verständliche Beschreibung des Anwendungsfalls und der Funktionsweise (für nicht technisch versierte Nutzer).
Optional: Mache 3 Vorschläge zur Adaption des Prompts für andere Anwendungsfälle.
Abschluss: Deinen Systemprompt-Engineer erstellen
Probiere nun, einen Agenten zu bauen, der dir hilft, deine Anweisungen zu schreiben.
Nutze dafür den oben beschriebenen Prompt und nenne deinen Agenten z. B. „Systempromptengineer“.
Abschluss KI-Agenten
Du hast nun die Grundlagen im Umgang mit KI-Agenten gelernt.
Du kannst nun:
Mit verschiedenen KI-Modellen experimentieren (jedes Modell hat eigene Stärken),
Deine Agenten in unternehmensinterne Tools integrieren (z. B. einen HR-Richtlinienassistenten im Intranet).
Im nächsten Abschnitt erhältst du weitere Prompt-Techniken, um deine Agenten weiter zu verbessern.
Inspirationen für weitere Anwendungsfälle von Assistenten und Agenten
Nun hast du alle Grundlagen, um mit KI in deinem Unternehmen richtig durchzustarten.
Im letzten Schritt möchten wir deine Kreativität weiter anregen und dir einige mögliche Anwendungsfälle zeigen, wie du KI in deinem Alltag nutzen kannst!
Falls dir einige der Anwendungsfälle gefallen, dann nutze den Systempromptengineer, um die Anweisungen für deine persönlichen Agenten zu definieren!
1. Meetingassistent
Nach einem Termin mit einem Kunden diktierst du dem Assistenten die wichtigsten Informationen, die To Do’s und Diskussionspunkte.
Der Agent schreibt ein strukturiertes Protokoll für deine Notizen.
Erweitere diesen Prompt für andere Abteilungen – z. B. für Servicetechniker (Serviceberichte erstellen) oder Messeberichtsassistenten (Messeeindrücke sinnvoll dokumentieren).
2. E-Mail-/Kommunikationsassistent
Du gibst als Input ein paar Stichpunkte oder eine vorformulierte Mail.
Du lässt die KI diese korrigieren und auf Rechtschreibung prüfen, bevor du sie absendest.
Der Assistent kann um Funktionen wie Einhaltung von Schreibarten (Firmennamen, Inklusion, Gendern) erweitert werden.
3. Stellenanzeigenassistent
Du möchtest eine attraktive Stellenanzeige ausschreiben?
Dann erarbeite die Ausschreibung im Dialog mit dem Assistenten: Aufgaben und Erwartungen an die Stelle abfragen, Qualifikationen formulieren, perfekte Ausschreibung generieren.
4. Übersetzungsassistent
Du übersetzt regelmäßig Informationen in bestimmte Sprachen?
Erstelle dir einen Assistenten, der deine Informationen schnell und zuverlässig übersetzt – ohne lange Zusatzangaben.
5. Anwendungsfallfinder
Nutze den im ersten Abschnitt vorgestellten Agenten und entwickle daraus einen Agenten, den neue Mitarbeitende verwenden können, um schnell passende KI-Anwendungsfälle zu finden!
Nun hast du alle Grundlagen, um mit KI in deinem Unternehmen richtig durchzustarten.
Hier weitere Anwendungsfälle:
6. Arbeitszeugnisgenerator
Du erstellst regelmäßig Arbeitszeugnisse?
Lass die KI auf Basis einiger Stichpunkte ein vollständiges, wohlformuliertes Arbeitszeugnis erstellen.
7. Webinarerstellungsassistent
Dein Unternehmen führt regelmäßig Webinare durch?
Erarbeite gemeinsam mit dem Agenten Struktur, Werbetexte und Co.
So stellst du sicher, dass immer aus Kundensicht kommuniziert wird.
8. Fördermittelassistent
Der Fördermittelassistent hilft dir, deine Förderanträge in bestem Amtsdeutsch zu formulieren.
9. LinkedIn-Assistent
Gib dem Assistenten ein paar Ideen oder einen Post und er erstellt daraus neue Posts oder passende Kommentare zu bestehenden Beiträgen.
10. Demografischer-Wandel-Assistent
Erfahrene Mitarbeitende gehen in Rente?
Lade Interviews oder Transkripte in den Agenten hoch und lasse daraus strukturierte Wissensartikel für die Zukunft erstellen.
11. Ausschreibungsassistent
Du nimmst regelmäßig an Ausschreibungen teil?
Erstelle einen Assistenten, dem du Dokumente zur Verfügung stellst und der diese analysiert und bewertet.
12. NDA-Prüfungsassistent
Du prüfst regelmäßig Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und bestimmte Klauseln sind für euch nicht akzeptabel?
Erstelle einen Assistenten, der im Schnellverfahren kritische Stellen erkennt und hervorhebt.
Jetzt liegt es an dir – viele Ideen werden dir sicherlich bei der Arbeit mit KI kommen.
Wichtig ist, dass du die Kernfunktionen verstehst und auf dieser Basis gemeinsam mit der KI immer effizienter in deinem Job wirst!
13. Arbeitszeugnisgenerator (wiederholt)
Lass die KI auf Basis einiger Stichpunkte ein passendes Arbeitszeugnis unter Berücksichtigung gängiger Formulierungen erstellen.
14. Webinarerstellungsassistent (wiederholt)
Erarbeite mit der KI die Struktur und Texte für Webinare – immer kundenorientiert und strukturiert.
15. Fördermittelassistent (wiederholt)
Nutze die KI, um Fördermittelanträge klar, verständlich und im Amtsstil zu formulieren.
16. LinkedIn-Assistent (wiederholt)
Poste neue Beiträge oder kommentiere zielgerichtet bestehende Inhalte mit Unterstützung durch deinen Assistenten.
17. Demografischer-Wandel-Assistent (wiederholt)
Erhalte Wissensartikel aus Interviews mit erfahrenen Mitarbeitenden – bewahre internes Wissen nachhaltig.
18. Ausschreibungsassistent (wiederholt)
Dokumente bewerten, Chancen identifizieren und Ausschreibungen effizienter bearbeiten.
19. NDA-Prüfungsassistent (wiederholt)
Schnelle, automatische Prüfung von Geheimhaltungsvereinbarungen auf kritische Klauseln und Risiken.
Jetzt liegt es wieder an dir:
Viele Ideen werden dir bei der Arbeit mit KI sicherlich kommen.
Das Wichtigste ist, dass du die Kernfunktionen verstehst und auf dieser Basis gemeinsam mit der KI immer effizienter wirst!